DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA
YÖNETMELİK
Dayandığı Kanunun Numarası ve Tarihi: 3056 -
10.10.1984 / KHK/316 - 15.3.1988
Resmi Gazete ile Neşir ve İlânı: 16 Mayıs 1988
- Sayı: 19816
BİRİNCİ KISIM
AMAÇ, KAPSAM VE TARİFLER
Amaç
Madde 1 - Bu Yönetmeliğin amacı, kamu kurum ve kuruluşları ile
şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi
haline gelecek arşivlik malzemenin tesbit edilmesini, herhangi
bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar
altında korunmalarının temini ve milli menfaatlere uygun olarak
Devletin, gerçek ve tüzelkişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini,
muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına
dair usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2 - Bu Yönetmelik, 15.3.1988 tarih ve 316 sayılı Muhafazasına
Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun
Hükmünde Kararname'nin 1. maddesinde sayılan kurum ve kuruluşları
kapsar.
Tarifler
Madde 3 - Bu Yönetmelikte geçen;
a - Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren
ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden
onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, birinci
maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden
ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine
tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak
intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası
hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler
bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi,
edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi
bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tesbite yarayan, ayrıca
ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal
özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim,
plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü
bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,
b - Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge
ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla,
son işlem tarihi üzerinden yüzbir yıl geçmemiş memuriyet sicil
dosyaları, Devletin gerçek ve tüzelkişilerle veya yabancı devlet
ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı
milletlerarası andlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus
kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum
ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kâğıtları
gibi belgeleri,
c - Birim arşivi: Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri
sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli
birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde
ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli
bir süre saklandığı arşiv birimlerini (Mükelleflerin taşra, bölge
ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de, birim arşivi
sayılır.),
d - Kurum arşivi: Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilatları
içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim
arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivleri,
e - Mükellefler: 15.3.1988 tarih ve 316 sayılı Muhafazasına Lüzum
Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde
Kararname'nin 1. maddesinde sayılan kurum ve kuruluşları,
f - Özel arşivler: Bu maddenin (a) bendinde belirtilen muhtevada
olup da, kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek kişiler
ile tüzel kişiler elinde bulunan benzeri belgelerin meydana getirdiği
arşivleri,
g - Genel Müdürlük: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü,
ifade eder.
İKİNCİ KISIM
ARŞİV MALZEMESİ İLE ARŞİVLİK MALZEMENİN KORUNMASI,
BİRİM VE KURUM ARŞİVLERİNDE SAKLANMASI, GİZLİLİĞİ VE YARARLANMA
Koruma Yükümlülüğü
Madde 4 - Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve Genel Müdürlüğe
teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her
türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri
içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.
Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması
ile ilgili olarak;
a - Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü
hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,
b - Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı
çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,
c - Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak
suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından,
d - Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi
maddelerin kullanılmasından,
e - Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir
olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,
f - Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,
g - Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt malzeme için 12-15
derece arasında) tutulmasından,
sorumludurlar.
Birim ve Kurum Arşivleri
Madde 5 - Mükellefler, belirli bir süre saklayacakları arşivlik
malzeme için "Birim Arşivleri", daha uzun bir süre saklayacakları
arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Kurum Arşivleri"ni
kurarlar.
Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde
1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde 10-14
yıl süre ile saklanır.
Arşiv Malzemesinin Gizliliği
Madde 6 - Mükellefler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli
kabul edilmiş ve halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi,
Genel Müdürlüğe geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv
malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması, mükelleflerin görüşü
alındıktan sonra Genel Müdürlüğün teklifi üzerine Başbakanlıkça
kararlaştırılır.
Özel Arşivlerin Satın Alınması
Madde 7 - Kamu kurum ve kuruluşları dışında kalan gerçek ve tüzelkişiler
elinde bulunan arşiv malzemesi gerektiğinde, Genel Müdürlüğün
tesbit edeceği değer üzerinden satın alınabilir.
Özel Arşivlerin Yurt Dışına İzinsiz Çıkarılamayacağı
Madde 8 - Özel arşivler veya arşiv malzemesi hüviyetindeki belgeler,
her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar
halinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu çeşit arşiv malzemesinin
yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, gerçek ve tüzelkişilerin
talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.
Arşivlerden Yararlanma
Madde 9 - Genel Müdürlüğün yetki ve sorumluluğuna geçmiş veya
henüz geçmemiş olan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle,
arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez.
Ancak, Devlete, gerçek ve tüzelkişilere ait bir hizmetin görülmesi,
bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler
verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya
ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.
Yararlanma Usul ve Esasları
Madde 10- (Değişik - R.G.: 8.8.2001 - 24487) Genel Müdürlükten
ve mükellefler elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli
ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri,
arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca
tespit edilen hükümler uygulanır.
ÜÇÜNCÜ KISIM
BİRİM ARŞİVİ İŞLEMLERİ
Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve
Hazırlanması
Madde 11 - Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik
malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar,
işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde
bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.
Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili
birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;
a - Birimi,
b - İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),
c - Konu ve işlem itibarıyla aidiyeti,
d - Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik
sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için
de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası,
esas alınmak suretiyle hazırlanır.
Ancak, istisnai bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası
(Kurum ve kuruluşlarda, kurum sicil numarasına ilaveten, emekli
sicil numarası belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle
hazırlanır ve arşivde de, buna göre bir yerleştirme yapılır.
Ayrıca, kurum ve kuruluşların, verilen hizmet itibarıyla, özellik
arzeden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, bu kuruluş ve birimlerin
kendi arasında mutabakat sağlanması ve dosya planı da dikkate
alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek
geçerli bir sistem içerisinde alfabetik, numerik, kronolojik,
tematik, coğrafi ve benzeri hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi
yapılır.
İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu
evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı
ıstampa mürekkebi ile "Gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli
malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme
gibi işleme tabi tutulur.
Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği
kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.
Gizliliği kaldırılan malzemeye, "Gizliliği Kaldırıldı" damgası
vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.
Uygunluk Kontrolu
Madde 12 - Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine
devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;
a - Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibarıyla, aidiyetine
göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek,
sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,
b - Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme
birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek
suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,
c - Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp
dosyalanmadığına,
d - Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve
dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem
yılının yazılıp yazılmadığına,
e - Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip
ciltlenmediğine,
f - Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,
g - Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine,
devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem
yılının yazılıp yazılmadığına,
h - İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya
bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip
etiketlenmediğine,
ı - Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,
bakılır, eksikler varsa tamamlanır.
Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili
personelince müştereken yapılır.
Malzemenin Birim Arşivine Devri
Madde 13 - İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve
uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme,
müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir.
Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra
uygulanır. Bu sıranın tesbitinde, birim arşivince ilgili üniteler
arasında mutabakat sağlanır.
(...) (8.8.2001 tarih ve 24487 sayılı R.G.'de yayımlanan yönetmeliğin
2 maddesi ile 2. fıkra yürürlükten kaldırılmıştır.)
Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine
getirilir. Arşivlik malzeme, birim arşivine, uygunluk kontrolü
yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.
Birim Arşivine Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme
Madde 14 - Resmi Gazete, kitap, broşör ve benzerleri, ilgili
birimlerinde muhafaza edilir.
Malzemenin Birim Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi
Madde 15 - Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem
gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme
süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende teslim edilir.
Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve
imha işlemlerinden sonra, arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi
24. madde hükümlerine göre yapılır.
Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Süresi
Madde 16 - Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzemenin, birim
arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır.
Birim Arşivinden Yararlanma
Madde 17 - Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek
üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden
dosya alınabilir.
Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.
Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha
Madde 18 - Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz.
Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılır. Ancak, mükelleflerin
taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında ayıklama ve imha işlemleri,
Bu Yönetmeliğin 22. maddesi hükümleri çerçevesinde yapılır.
Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması
Madde 19 - Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik
malzeme, "Kurum Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır.
Kurum Arşivine Devretme
Madde 20 - Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik
malzeme, kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir.
KURUM ARŞİVİ İŞLEMLERİ
Uygunluk Kontrolü
Madde 21 - Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk
kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 12. maddede gösterilen
biçimde tamamlanır.
Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha
Madde 22 - Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri,
bu Yönetmeliğin dört ve beşinci kısmındaki hükümlere göre yapılır.
24. maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin
tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivlerindeki
muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak
evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.
Damgalama
Madde 23 - Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine
devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak
kaydıyla "Kurum Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakların,
ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz
sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol
üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine
ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.
Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi
Madde 24 - Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü
tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak
suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metodla (Provenance
Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere
devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.
Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum,
daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tesbit
edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.
Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder:
a - Önce, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden
geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri
tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir
araya getirilir.
Ayırma işlemi, kurumun genel idari yapı şeması tesbit edildikten
sonra yapılır.
Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama
ve imhasından sonra yapılır.
b) (Değişik - R.G.: 8.8.2001 - 24487) Teşkilat şemasına
göre, merkez teşkilatında kurum, birim ve alt birime kadar; taşra
teşkilatında ise kurum, birim ve ilgili teşkilatın kodlarının
ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir.
Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan daire ve
alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü
ile koordineli olarak yapılır.
c - Ayırımı yapılan evrak ve vesaikden, konu ve işlem itibarıyla
aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir.
Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak
ve vesaikden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile
birlikte ele alınır.
Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına
mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak,
dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar
numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra
numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra,
asıl evrakın ön yüzünün solt alt köşesine, adet olarak kurşun
kalemle yazılır.
d - Daha sonra, birimleri tesbit edilmiş olan evrak ve vesaik,
kendi içerisinde "gün, ay ve yıl" sırasına göre, kronolojik sıraya
konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar gözönüne alınır:
i - Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru
yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik
sıralamasında da aynı usul uygulanır.
ii - Üzerinde yalnızca "ay"ı olup, günü belli olmayan evraklar,
sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip
değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur.
iii - Eski harfli belgelerdeki Hicri ve Rumi tarihler, Miladi
tarihe çevrilerek alınır.
iv - Bazı eski harfli evrak ve vesaikde, tarihler, "ay" olarak
üç parçaya bölünerek, "Evail", "Evasıt" ve "Evahir" tabirleri
ile kullanıldığından; "Evail" yazılı olanlar, ait oldukları ayın
10. gününden sonraya, "Evasıt" yazılı olanlar, ait oldukları ayın
20. gününden sonraya; "Evahir" yazılı olanlar ise, ait oldukları
ayın 30. gününden sonraya konulur.
Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları
yılın en sonuna konulur.
v - Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi
yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan
evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez
içerisinde gösterilir.
e) (Değişik 1. paragraf - R.G.: 8.8.2001 - 24487) Ayırma
neticesinde, arşiv malzemesinin ait olduğu, kurumun daire başkanlığına
kadar, daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten
yapılmış "Arşiv Yer Damgası" (Ek: 1), evrakın ön yüz alt bölümüne
siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer
damgasında, "Alt Birim Kodu"na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden,
bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında
damgada yer alır. Aynı damganın "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya
Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri ise kurşun kalemle
doldurulur.
"Kutu Numarası" bölümünde, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde
konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.
"Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek
müteselsil numara yazılır.
"Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek
evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde
yer alacak evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv
Yer Damgası", aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın
eklerine de basılır.
Kodlama, "Kutu Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası"
bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez
veya mürekkepli kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.
f - Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın
dökümünü verecek, bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" (Ek:2) konacaktır.
g - İstenen belgeler süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için,
belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya
klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen
kodlamanın, "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler
kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:3), "Dosya Numarası" hanesine,
bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile, ayrıca
"İşlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine
de, kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "İşlem Yılı" kaydedilir.
Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibarıyla kendi arasında
müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri
ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "işlem Yılı" hanesinin
altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu
tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç
ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından
kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı" hanesinin altında bu numaraların
yer alacağı bir boş kısım bırakılır.
h - Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri
devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.
ı - Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan
evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle
birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp
fişlenir.
i - Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.
j - Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri
içerisinde kutulara (Ek:4) (veya klasörlere) konulmuş olarak,
gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madeni raflarda, tasnif
planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.
Bu yerleştirme, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan
sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra
dahilinde hareket edilir.
Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki
ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem,
her raf grubu için tekrarlanır.
Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarıır ve depo girişinin uygun
bir yerine asılır.
Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen
evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitdeki malzemenin
(film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, v.b.) tasnifi, değişik
sistem ve işlemlere göre yapılır.
Malzemenin Kurum Arşivinde Saklanma Süresi
Madde 25 - Mükellefler elinde bulunan arşiv malzemesinin, kurum
arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri, birim arşivlerindeki
saklanma sürelerine göre 10-14 yıl arasındadır.
Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının
Hazırlanması
Madde 26 - Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin
kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek
için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.
Kurum Arşivinden Yararlanma
Madde 27 - Kurum arşivinden yararlanmada, bu Yönetmeliğin 10
ve 17. madde hükümleri saklıdır.
Genel Müdürlüğe Devredilecek Malzemenin Ayrılması
ve Teslimi
Madde 28 - (Değişik 1. fıkra - R.G.: 8.8.2001 - 24487)
Kurum arşivi ile taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde saklama
süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Genel Müdürlüğe Devredilecekler"
şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim
ve Envanter Formu" (Ek: 5), varsa kayıt defterleri ile birlikte
en geç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.
(Ek fıkra - R.G.: 8.8.2001 - 24487) Elektronik ortamlarda
kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri
Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.
Arşiv malzemesinden hangilerinin Genel Müdürlükçe teslim alınıp,
hangilerinin geçici veya sürekli olarak mükellefler elinde kalacağı,
mükelleflerin görüşü alındıktan sonra Genel Müdürlükçe kararlaştırılır.
Mükelleflerin kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi, bu Yönetmeliğin
4. maddesi hükümlerine tabidir.
Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun
Düzenlenmesi
Madde 29 - Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form'a kaydedilir.
Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, herbiri için
aynı form düzenlenir.
Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinden;
a - "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,
b - "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plan, program, model,
fotoğraf,resim, film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga vb.
olduğu,
c - "İşlem yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği
yıl,
d - "Teşkilat kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla
kurum, birim, altı birim ve hizmet kodları yanındaki "kutu" ve
"dosya" bölümüne de, kutu ve dosya numarası,
e - "Envanter sıra numarası" bölümüne, ekleri dışında, evraka
teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil
sıra numarası,
f - "İşlem Tarihi" bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı
tarih,
g - "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı,
h - "Gizlilik Derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı
(gizli evrak "G" kısaltması ile gösterilir.",
ı - "Konusu" bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,
i - "Adedi" bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler
için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,
j - "Açıklama" bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi,
devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli
açıklamalar,
k - "Evrak sıra numarası", bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra
numarası,
yazılır.
DÖRDÜNCÜ KISIM
MUHAFAZASINA LÜZUM KALMAYAN VE İMHA EDİLECEK
MALZEME, AYIKLAMA VE İMHA KOMİSYONLARI
İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme
Madde 30- (Değişik madde ve başlığı - R.G.: 8.8.2001 - 24487)
Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde
kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine
göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme,
31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar,
malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı
içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha
işlemine tabi tutulamazlar.
İmha Edilecek Malzeme
Madde 31 - İmha edilecek malzeme, aşağıda gösterilmiştir.
1 - Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekid yazıları,
2 - Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit
müsveddeler,
3 - Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar
hariç),
4 - Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan
gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ
ve benzeri her çeşit kâğıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen
evrakın (koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği
zimmet defterleri ve havale fişleri,
5 - Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan
geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli
cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık
dökümanları),
6 - Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları
ve çoğaltılmış örnekleri,
7 - Esasa taallûk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun
alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,
8 - Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire,
kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin
fazla kopyaları,
9 - Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan,
ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin
tamamı,
10 - Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve
diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı
ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları,
aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile
ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya
ve benzerleri,
11 - Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler,
broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü
süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokömantasyon
ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve
muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve
benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan
basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin
tamamı,
12 - Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak
yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların
fazla kopyaları,
13 - İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,
14 - Çalışma raporlarının fazla kopyaları,
15 - Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan
her türlü yazışmalar,
16 - Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası
gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat
hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,
17 - İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve
şikayetler,
18 - Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında,
kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,
19 - Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin
dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,
20 - İmtihan duyuruları, başvuruları, imtihan tutanakları, imtihan
yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,
21 - Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfz
edilmiş) başvurular ve yazılar,
22 - Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan
müteferrik yazışmalar,
23 - Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve
cevapları,
24 - Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,
25 - İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması
mümkün olmayan evrak ve benzerleri,
26 - Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup,
değersiz oldukları takdir edilenler ile,
27 - Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp
da bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül
eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan,
hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin,
İmhasına mükellefler bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları"nca
karar verilir.
Mükelleflerce Yapılacak Ayıklama ve İmha
Madde 32 - Mükellefler elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına
lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum
arşivlerinde kendilerince yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken,
eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.
Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle,
zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup, muhafazasına
lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha
işlemine tabi tutulup, arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal
ettirirler.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili
Madde 33 - Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri
için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden
sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında,
kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri
ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri
tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı
zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi
ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir
"Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Mükellefler
bünyesinde, kütüphane ve dokömantasyon hizmetleri yer almışsa,
bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabii
üye olarak katılırlar.
(Değişik ibare - R.G.: 8.8.2001 - 24487) "Taşra, bölge
ve yurt dışı arşivlerinde" yapılacak ayıklama ve imha işlemi için,
arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite
amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden
görevlendirilecek bir memur, yoksa bu işlerde görevlendirilmiş
sorumlu kişi ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili
daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi
ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden
teşkil olunacak 5 veya 4 kişilik bir "Ayıklama ve İmha Komisyonu"
kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde, bu komisyon en az
3 kişiden teşkil olunur.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları
Madde 34 - Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her
türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai
kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38. madde hükümleri
saklıdır.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları
Madde 35 - Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı
başında çalışmaya başlar.
Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle,
ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.
(Değişik 3. fıkra - R.G.: 8.8.2001 - 24487) Komisyonlar
üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır.
Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına
karar verilmiş sayılır.
(Ek 4. fıkra - R.G.: 8.8.2001 - 24487) İmhası reddedilen
malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.
BEŞİNCİ KISIM
İMHA İŞLEMLERİ
Ayıklama ve Tasnif
Madde 36 - Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına
karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti,
aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği
yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.
İmha Listesinin Düzenlenmesi
Madde 37 - İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre,
teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki
tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha
olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha
komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
Mükellefler, tür ve vasıflarını kendi arşiv yönetmeliklerinde
belirleyecekleri malzemeyi, örneklerini saklamak suretiyle, tür
ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutabilirler.
(...) (8.8.2001 tarih ve 24487 sayılı R.G.'de yayımlanan yönetmeliğin
8 maddesi hükmü gereğince 3. fıkra yürürlükten kaldırılmıştır.)
İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması
Madde 38- (Değişik - R.G.: 8.8.2001 - 24487) Kurum arşivlerinde
hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nün
uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili kurum ve kuruluşun en üst
amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır.
Taşra, bölge ve yurt dışı arşivlerinde ise, hazırlanan imha listeleri,
kurum arşivlerinin uygun görüşü alındıktan sonra, kurum ve kuruluşların
kendi arşiv yönetmeliklerinde yetki verilen kişilerin onayını
müteakip kesinlik kazanır.
İmha Şekilleri
Madde 39- (Değişik - R.G.: 8.8.2001 - 24487) İmha edilecek
malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak
şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak
üzere değerlendirilir.
Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin
imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması
Madde 40- (Değişik - R.G.: 8.8.2001 - 24487) İmha edilecek
malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından
ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.
İmha Tutanağı
Madde 41 - İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tesbit
edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve
üyeleri tarafından imzalanır.
İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve
Denetleme
Madde 42 - İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları,
bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri gözönünde bulundurularak
gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum
arşivinde muhafaza edilir.
Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.
Mükellefler ile Genel Müdürlük Arasında İşbirliği
Madde 43 - Mükellefler, ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt
ettikleri konularda, Genel Müdürlüğün görüşünü talep ederler.
ALTINCI KISIM
KAMU KURUM VE KURULUŞLARI İLE GENEL MÜDÜRLÜĞÜN
İŞBİRLİĞİ VE MÜNASEBETLERİ
Dosya Yönetmelikleri
Madde 44 - Mükellefler, gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme
ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlayan dosya
sistemlerini kurmak ve dosya yönetmeliklerini hazırlamakla yükümlüdürler.
Dosya sistemlerinde, benzer hizmet ve konularda birliğin sağlanması,
uygulamada ortaya çıkacak aksaklıkların giderilmesi, işlemlerde
kolaylık sağlanması maksadıyla, gerektiğinde Başbakanlığın koordinatörlüğünde
ilgili kurum ve kuruluşların yetkili temsilcilerinin katılacağı
toplantılar düzenlenir.
Mükelleflerce Hazırlanacak Arşiv Yönetmelikleri
Madde 45 - Mükellefler, Genel Müdürlüğe teslim etmedikleri arşiv
malzemesi ile arşivlik malzeme hakkında, kuruluşlarının ve ellerindeki
bu tür malzemenin özelliklerini gözönünde bulundurarak, arşiv
hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek, tasnif usul ve
esaslarını göstermek üzere, Başbakanlığın görüşünü almak suretiyle
6 ay içerisinde kendi yönetmeliklerini yayımlarlar.
Kanuni Dayanak
Madde 46 - Bu Yönetmelik, 10.10.1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık
Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek
Kabulü Hakkında Kanunun 11. maddesi ile, 15.3.1988 tarih ve 316
sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi
Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 6. maddesine göre düzenlenmiştir.
Yürürlükten Kaldırılan Hükümler
Madde 47 - Bu Yönetmelik kapsamına giren mükelleflere ait yönetmelikler,
yürürlükten kaldırılmıştır.
Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi
Ek Madde 1- (Ek - R.G.: 8.8.2001 - 24487) Elektronik ortamlarda
teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların
kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası
cd, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle
muhafaza edilir.
Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde
diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır."
Eski Harfli Türkçe (Osmanlıca) Arşiv Malzemesi
Ek Madde 2- (Ek - R.G.: 8.8.2001 - 24487) Bu Yönetmelik
kapsamındaki kurum ve kuruluşlar elinde bulunan eski harfli Türkçe
(Osmanlıca) belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın,
mevcut düzeni içerisinde öncelikle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne
devredilir."
Faaliyet Raporu
Ek Madde 3- (Ek - R.G.: 8.8.2001 - 24487)
Mükellefler, yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri
"Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu" (Ek: 6) ile, müteakip takvim
yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne gönderirler.
YEDİNCİ KISIM
GEÇİCİ HÜKÜMLER
Geçici Madde 1 - Bu Yönetmelik kapsamına girip de, kamu kurum
ve kuruluşlarının teşkilatlanmalarındaki değişiklikler sebebiyle,
farklı kurum ve kuruluşlarca yürütülecek ayıklama ve imha işlemleri
ile ilgili olarak teşkil olunacak komisyonlara, halel bu hizmeti
yürüten kurum ve kuruluşlardan yeterli sayıda elemanın katılması
sağlanır.
Geçici Madde 2 - Kamu kurum ve kuruluşlarının yeniden teşkilatlanmaları
sebebiyle, hizmetle ilgili arşiv müşterek teşekkül etmiş ise,
teşekkül ettiği asli düzeninde; ayrı teşekkül etmiş ise en son
teşkilatlanmaya göre, Bu Yönetmeliğin 24. maddesi gereğince ayırımı
ve kodlaması yapılır.
Geçici Madde 3 - Bu Yönetmelik kapsamına giren mükelleflere ait
yönetmelikler yürürlüğe girinceye kadar, mevcut yönetmeliklerinin
uygulanmasına devam olunur.
SEKİZİNCİ KISIM
SON HÜKÜMLER
Yürürlük
Madde 48 - Bu Yönetmelik hükümleri, yayımı tarihinde yürürlüğe
girer.
Yürütme
Madde 49 - Bu Yönetmelik hükümlerini Başbakanlık yürütür.
(*) 8.8.2001 tarih ve 24487 sayılı R.G.'de yer alan yönetmeliğin
13. maddesi ile Ek: 1'de yer alan "Arşiv yer damgası (evrakın
arka yüzüne)" ibaresi, "Arşiv yer damgası (evrakın ön yüzüne)"
şeklinde değiştirilmiştir.
Ek: 6
ARŞİV HİZMETLERİ FAALİYET RAPORU
(01/01/..... - 31/12/.....)
A- GENEL BİLGİLER
1- Kurumun kuruluş tarihi: ..............................................
2- Kuruma gelen ve giden evrak adedi: ...................................
3- Kurumda kullanılan dosyalama sistemi hakkında bilgi: .................
......................................................................
4- Teşkilatlanmada meydana gelen değişiklikler: .........................
......................................................................
......................................................................
B- BİRİM ARŞİV İŞLEMLERİ
1- Birim arşiv sorumlularının bulunup, bulunmadığı: .....................
......................................................................
2- Ünitelerde işlemi biten evrakın uygunluk kontrolü yapılarak birim
arşivlerine düzenli olarak teslim edilip edilmediği:
......................................................................
......................................................................
3- Yönetmeliğin 4 üncü maddesi gereği koruma yükümlülüklerinin yerine
getirilip getirilmediği:
......................................................................
......................................................................
4- Birim arşivlerinde bekleme süresini tamamlayan evrakın düzenli bir
şekilde Kurum Arşivi'ne teslim edilip edilmediği:
......................................................................
......................................................................
C- KURUM ARŞİV İŞLEMLERİ
1- Kurum Arşivi'nde görevlendirilen personel sayısı ve eğitim durumu:
......................................................................
2- Yönetmeliğin 4 üncü maddesi gereği koruma yükümlülüğünün yerine
getirilip, getirilmediği:
......................................................................
......................................................................
3- Kurum Arşivi'ne devredilen evrakın birimlere göre dağılımı; türü ve
adedi:
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
4- Evrakı ayıklama-imha işlemine tabi tutulan birimlerin adı, evrakın
yılı ve adedi:
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
5- Ayıklama-imha komisyonlarının ne şekilde teşekkül ettiği:
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
6- Ayıklama-imha komisyonlarının, arşiv malzemesi ile muhafazasına lüzum
görülmeyen malzemenin tefriki çalışmalarında göz önünde
bulundurdukları kriterler:
......................................................................
......................................................................
7- İmhaya ayrılan malzeme için imha listesi ve imha tutanağının
hazırlanıp hazırlanmadığı:
......................................................................
......................................................................
8- Yapılan ayıklama işlemleri neticesinde Başbakanlık Devlet Arşivleri
Genel Müdürlüğü uygun görüşünün alınıp alınmadığı:
......................................................................
......................................................................
9- İmhaya ayrılan belgelerin yılı, türü, adedi ve birimlere göre
dağılımı:
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
10- Muhafazasına lüzum görülmeyen evrakın ne şekilde imha edildiği:
......................................................................
......................................................................
11- Yapılan ayıklama-imha işlemleri neticesinde, arşiv malzemesi olarak
tespit edilenlerin birimlere göre dağılımı, türü, yılı ve adedi:
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
12- Arşiv malzemesi hüviyetini kazanmış olan evraktan Kurum Arşivi'nde
sürekli olarak kullanılanların türü, yılı, konusu ve adedi:
......................................................................
......................................................................
13- Arşiv malzemesi hüviyetini kazanan evrakın tasnif işlemlerinin
başlatılıp başlatılmadığı:
......................................................................
......................................................................
14- Devlet Arşivi'ne devredilecek arşiv malzemesinin türü, adedi (klasör,
dosya ve belge sayısı):
......................................................................
......................................................................
15- Arşiv malzemesinin, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne ne zaman
devredileceği:
......................................................................
......................................................................
16- Taşra bölge ve yurt dışında bulunan birim arşivlerinde, yukarıda
sayılan hizmetler konusunda yapılan çalışmalar hakkında bilgi:
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
17- İlave edilecek hususlar:
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Faaliyet raporunu hazırlayan yetkilinin
Unvanı :.........................................................
Adı-Soyadı :.........................................................
İmzası :.........................................................
Tarih :.........................................................
Telefonu :.........................................................
Tasdik eden üst yöneticinin
Unvanı :.........................................................
Adı-Soyadı :.........................................................
İmzası :.........................................................
Tarih :.........................................................
Telefonu :.........................................................
Kuruluşun Adresi:.........................................................
Posta Kodu :.........................................................
Telefaks :........................................................
|